Directieassistent(e) | Executive Assistant | VAST | ...

Functie

Ben jij op zoek naar een uitdagende positie als Directieassistent(e) in een dynamische tandartspraktijk met kantoren in zowel België als Frankrijk?
We zijn op zoek naar een gemotiveerde kandidaat om het team bij onze klant in Vilvoorde te versterken in, waar tevens hun officiële zetel is gevestigd, en ook om regelmatig naar hun praktijken in Frankrijk te reizen.

Verantwoordelijkheden:
Algemeen administratieve ondersteuning
Verwerking van inkomende en uitgaande post.
Beheer van kantoorbenodigdheden en voorraad.
Beheer van betalingen en facturatie.
Voorbereiding en verzending van facturen naar patiënten en verzekeringsmaatschappijen.
Opvolgen van patiëntenrekeningen en betalingsbeheer.
Toezicht houden op het beheer van de medische dossiers van patiënten, vertrouwelijkheid van informatie waarborgen, en zorgen voor nauwkeurigheid en actualisering van de dossiers.

Samenwerking met het team:
Samenwerken met tandartsen, tandhygiënisten en administratief personeel om een optimale ervaring te garanderen.
Bijdragen aan initiatieven ter verbetering van werkprocessen.
Opleiden en toezicht houden op het administratieve personeel van de praktijk, medische secretaresses en andere teamleden.
Beheren van werkschema's, verlof en prestatiebeoordelingen van het personeel.

Beheer van inkomsten en uitgaven:
Nauwlettend volgen van de inkomsten en uitgaven van de praktijk, evenals de boekhouding van de inkomsten gegenereerd door behandelingen.
Nauwkeurige registratie van patiëntenbetalingen en overheadkosten.

Human Resources Management
Werving en opleiding van administratief personeel.

Jouw profiel

Kwalificaties:
Bachelor in bedrijfsmanagement, public relations of communicatie.
Uitstekende beheersing van zowel het Nederlands als het Frans (Engels is een pluspunt).
Minimaal 3 jaar ervaring in administratieve of leidinggevende functies.
Computervaardigheden: Beheersing van gangbare kantoortoepassingen zoals Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Leiderschapsvaardigheden: in staat zijn om een team te leiden en te motiveren en effectief te delegeren.
Het vermogen om administratieve taken effectief te beheren, prioriteiten te stellen en deadlines te halen.

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• De activiteiten van een team coördineren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Aanbod

Extra informatie:
Maandelijks salaris van € 4000 netto, salarisverhoging in het eerste en tweede jaar.
Mobiliteit vereist: hoofdzakelijk in Vilvoorde, 2 minimumverplaatsingen per maand naar de praktijken in Parijs en Malo-les-Bains in Dunkerque.
Bedrijfswagen en tankkaart
Reiskosten inbegrepen.
Werkrooster van 6 dagen per week.
Toezicht / Boekhouding. Boekhoudkundige kennis is een pluspunt.

Interesse? Solliciteer online en wij behandelen jouw kandidatuur met de nodige discretie.
Vragen? Contacteer ons gerust op 011/890860 of riet.claes@adecco.be

Solliciteren

476 EC VLAANDEREN OOST
+32 (0)11 89 08 60